Questa sezione è dedicata esclusivamente ai dipendenti e a tutti coloro che si rapportano con la società EDIL MERICI SRL, che vengono a conoscenza di illeciti che coinvolgono le attività svolte dalla società EDIL MERICI SRL, pertanto, decidono di effettuare una segnalazione utilizzando le seguenti modalità come canale interno:
- incontro diretto, esclusivamente con il Facilitatore, presso la sede in C.da Merici, 12 – 89044 Locri (RC);
- incontro orale per via telefonica, contattando il numero dedicato 331 888 9966 , nei giorni martedì e giovedì , nella fascia oraria 15.00-17.00 , il cui utilizzo è demandato esclusivamente al Facilitatore;
- per via postale, attraverso l’utilizzo di una lettera raccomandata: tale raccomandata dovrà avere come destinatario “EDIL MERICI SRL” e va indirizzata a “C.da Merici, 12 – 89044 Locri (RC)”, inoltre, è importante che all’esterno della terza busta va riportata la seguente dicitura “ RISERVATA AL GESTORE DELLE SEGNALAZIONI ” (istruzioni per il segnalante in merito alle modalità di compilazione: la segnalazione scritta deve essere inserita in una “prima busta” riportando i dati identificativi del segnalante, poi in una “seconda busta” riportando l’oggetto della segnalazione, infine entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una “terza busta”).
Le segnalazioni sono gestite dal Gestore delle Segnalazioni, membro esterno della società che riveste il ruolo di OdV della stessa, che raccoglie ed esegue l’istruttoria delle segnalazioni pervenute.
Inoltre, è stato nominato un Facilitatore interno, con il solo incarico di aiutare i segnalanti a fare la segnalazione nell’incontro diretto e comunicare le segnalazioni raccolte al solo Gestore delle segnalazioni.
Entrambi le figure devono sempre assolvere all’obbligo del principio di riservatezza nel rispetto della normativa.
1. FINALITÀ E DESTINATARI DEL CANALE WHISTLEBLOWING DI EDIL MERICI SRL
Con il termine “whistleblowing” si intende un insieme di norme volte a tutelare da eventuali ritorsioni i soggetti che segnalano illeciti o irregolarità all’interno di EDIL MERICI SRL.
La finalità, dunque, del canale interno di whistleblowing è quella di garantire la riservatezza del segnalante e proteggere quest’ultimo da eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione; le predette tutele non sono garantite in caso di segnalazione attraverso modalità diverse intraprese in maniera autonoma dal segnalante.
Possono fare una segnalazione tramite il canale interno i dipendenti, gli ex dipendenti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso EDIL MERICI SRL, i soggetti esterni (consulenti, dipendenti di fornitori di beni e servizi, tirocinanti, volontari) che svolgono attività per e/o presso EDIL MERICI SRL, i candidati a una posizione in EDIL MERICI SRL.
Il segnalante può scegliere se presentare la segnalazione in modo anonimo o meno. Nel caso opti per l’anonimato, il segnalante avrà comunque il diritto a rimanere informato sugli sviluppi delle indagini conseguenti alla segnalazione e la possibilità di essere contattato, tramite la piattaforma, in un momento successivo per ulteriori informazioni strumentali alla gestione della segnalazione. La riservatezza del segnalante e delle persone coinvolte sarà in ogni caso pienamente garantita.
2. IL CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI
Il D.Lgs. 24/2023 precisa con chiarezza le violazioni – conosciute in ambito lavorativo – che possono essere oggetto di segnalazione, ossia: violazioni del diritto europeo (es. falsa rappresentazione di dati necessari all’erogazione di fondi comunitari) o nazionale in materia civile (es. danneggiamento di beni aziendali), penale (es. comportamenti che siano inquadrabili nel mobbing; accettare una somma di denaro per influenzare la scelta di un fornitore), amministrativa (es. impiego in EDIL MERICI SRL di contanti superiori alla soglia prevista ex legge), contabile (es. errata dichiarazione fiscale) e violazioni del Modello 231 adottato da EDIL MERICI SRL (es. mancato controllo della corrispondenza tra il lavoro dichiarato in fattura dal fornitore e quello effettivamente svolto).
Non è possibile utilizzare il canale di EDIL MERICI SRL per la segnalazione di questioni esclusivamente attenenti al proprio rapporto individuale di lavoro, nonché le questioni comunque inerenti alle Risorse Umane o al tema di Salute, Sicurezza e Ambiente, per le quali occorre rivolgersi direttamente ai dipartimenti competenti. Non possono inoltre essere presentate segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’UE.
Chiarito l’oggetto delle segnalazioni, occorre soffermarsi sul contenuto pratico delle stesse. Le segnalazioni devono contenere informazioni circostanziate – precise e complete, sui fatti, sulle circostanze di tempo e di luogo, sulle persone coinvolte e, per quanto possibile, sugli elementi fondanti l’oggetto della segnalazione.
La segnalazione può basarsi anche su fondati sospetti relativi alla commissione di violazioni oppure, su elementi concreti, precisi e concordanti relativamente ad eventi che non si sono ancora verificati. Inoltre, possono essere oggetto di segnalazione anche le condotte che sono volte ad occultare una violazione.
Inoltre, qualora il segnalante voglia mantenere segreta la propria identità e beneficiare delle tutele previste in caso di ritorsioni, deve indicarlo nell’oggetto della segnalazione.
3. CONSEGUENZE DELLE SEGNALAZIONI INFONDATE
Il segnalante che abbia presentato una segnalazione in buona fede relativamente ad una violazione non sarà soggetto ad alcuna misura disciplinare o a ritorsioni di alcun tipo legate alla segnalazione, anche se la segnalazione dovesse successivamente essere considerata come imprecisa o infondata.
Chiunque invece presenti consapevolmente e deliberatamente una falsa segnalazione o false dichiarazioni, divulghi informazioni fuorvianti o agisca in malafede (per esempio, presentando denunce diffamatorie o calunniose), oltre a perdere il diritto a tutte le tutele previste per il segnalante ai sensi del D.Lgs. 24/2023, sarà soggetto alle relative conseguenze sanzionatorie (anche penali), in conformità con le procedure societarie e le leggi vigenti. Le medesime conseguenze si produrranno in caso di utilizzo doloso dei canali di segnalazione esterni.
4. LA TUTELA DEL SEGNALANTE E DEGLI ALTRI SOGGETTI COINVOLTI
Come richiesto dal D.Lgs. 24/2023, EDIL MERICI SRL si impegna a adottare tutte le misure necessarie per assicurare la tutela del Segnalante, del segnalato e dei soggetti coinvolti nella segnalazione, compreso il facilitatore, al fine di salvaguardare gli stessi da eventuali danni alla loro reputazione o altre conseguenze negative ancor prima che venga accertato il contenuto della segnalazione.
EDIL MERICI SRL e gli eventuali soggetti esterni coinvolti assicurano la massima tutela di tutti i dati personali trattati, impedendo l’indebita circolazione di informazioni personali sia verso l’esterno che verso l’interno degli uffici di EDIL MERICI SRL, a soggetti non autorizzati al trattamento di tali dati.
Inoltre, i soggetti segnalati e comunque coinvolti nella segnalazione hanno tutte le garanzie di difesa normalmente riconosciute nel corso di eventuali procedimenti disciplinari o di diversa natura che dovessero essere instaurati a seguito della segnalazione.
Le eventuali ritorsioni devono essere segnalate immediatamente ad ANAC mediante l’impiego del relativo canale di segnalazione esterno; una volta accertata la responsabilità degli autori della condotta ritorsiva, a questi ultimi saranno anche applicati da parte di EDIL MERICI SRL provvedimenti disciplinari. EDIL MERICI SRL può inoltre adottare dei provvedimenti, in conformità alle leggi applicabili, nei casi di comportamenti ostativi all’esercizio del diritto di segnalazione.
5. LA GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
La segnalazione viene ricevuta dal Gestore della segnalazione, soggetto esterno alla società che riveste il ruolo di OdV della stessa, il quale svolgerà l’istruttoria sulla segnalazione.
Qualora un soggetto riceva una segnalazione senza essere competente in proposito deve: tempestivamente trasmettere tale segnalazione al Gestore della segnalazione; mantenere la massima riservatezza in ordine al contenuto della segnalazione e/o ai soggetti coinvolti qualora ne sia venuto a conoscenza. Tale circostanza si applica anche in caso di segnalazione pervenuta ad un soggetto competente tramite un canale errato.
Al segnalante verranno assegnate delle credenziali per poter accedere alla piattaforma, tramite la quale riceverà immediatamente una conferma di avvenuta ricezione della segnalazione, riceverà entro i 7 giorni successivi un secondo avviso della presa in carico della stessa e manterrà un contato diretto con il Gestore della segnalazione per tutta la durata delle indagini. In ogni caso il segnalante riceverà un riscontro intermedio di aggiornamento entro 2 mesi dalla presentazione della segnalazione ed entro 3 mesi il report finale con l’esito delle indagini.
Durante l’intero processo di raccolta e gestione di una segnalazione, il trattamento dei dati personali di ciascun soggetto coinvolto viene effettuato da EDIL MERICI SRL nel pieno rispetto delle previsioni della normativa privacy, nei modi e con i limiti illustrati nell’informativa privacy consultabile nel sito aziendale https://edilmerici.it/ nella sezione dedicata whistleblowing. L’esercizio dei diritti normalmente garantiti all’interessato potrebbe essere limitato, in quanto ne potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.
6. I CANALI ESTERNI
A certe condizioni è possibile presentare la segnalazione anche tramite canali esterni, in particolare:
- presso il sito internet di ANAC, alle seguenti condizioni: si è presentata una segnalazione interna cui non è stato dato seguito – vi è fondato motivo di ritenere che alla segnalazione interna non verrà dato seguito – il fatto da segnalare costituisce un pericolo imminente da segnalare ad un’autorità;
- mediante una divulgazione pubblica, alle seguenti condizioni: sono già state presentate delle segnalazioni interne ed esterne cui non è stato dato seguito – il fatto da segnalare costituisce un pericolo imminente da segnalare alla collettività – sussiste il concreto rischio di ritorsioni in caso in cui si proceda a segnalazione mediante un canale diverso.
La presentazione di una segnalazione attraverso l’impiego di un canale esterno in assenza delle condizioni previste dal decreto determina la perdita delle tutele riconosciute in capo al segnalante ai sensi dell’art. 20 del D.Lgs. 24/2023; ciò implica il riconoscimento delle relative responsabilità (anche penali) in capo al segnalante.
Restano a disposizione del segnalante i canali di segnalazione già previsti dalla legge per la comunicazione alle autorità competenti di questioni inerenti ad illeciti di natura penale o amministrativa, in presenza dei relativi presupposti normativi (es. querela di un reato presso le forze dell’Ordine).
Con il termine “whistleblower” si intende colui che segnala (segnalante) illeciti di interesse generale e non di interesse individuale, di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, in base a quanto previsto dall’art. 54 bis del d.lgs. n. 165/2001 così come modificato dalla legge 30 novembre 2017, n. 179.
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INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DELL’ART. 13 E 14 GDPR 679/2016 IN MATERIA DI WHISTLEBLOWING – EDIL MERICI SRL
La presente informativa descrive i trattamenti dei dati personali effettuati dalla EDIL MERICI SRL (sede in C.da Merici, 12 – 89044 Locri (RC)) esclusivamente per la gestione delle segnalazioni relative a violazioni di illeciti e irregolarità introdotte dal D.Lgs. n.24 del 10 marzo 2023 (Whistleblowing) nel rispetto del REG EU GDPR 679/2016 (Privacy):
1. Titolare del trattamento
1.1. Titolare del trattamento, ai sensi del Cap. 4 del GDPR, è la EDIL MERICI SRL , nella figura del suo rappresentante legale il DOMENICO LIZZI
1.2. Dati di contatto: info@edilmerici.com
4. Tipologia di dati trattati
4.1. La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati particolari di cui all’art. 9 e 10 del GDPR).
4. Tipologia di dati trattati
4.1. La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati particolari di cui all’art. 9 e 10 del GDPR).
5. Finalità e base giuridica del trattamento, natura del conferimento
5.1. I trattamenti saranno effettuati per la gestione del procedimento di Whistleblowing in conformità alla vigente normativa, procedere alla verifica della fondatezza del fatto segnalato, all’adozione dei provvedimenti conseguenti, alla tutela in giudizio di un diritto ed alla risposta ad un’eventuale richiesta dell’Autorità giudiziaria.
5.2. La base giuridica del trattamento risiede, rispetto alla segnalazione da lei fatta, nel legittimo interesse del titolare del trattamento e nell’adempimento degli obblighi di legge.
5.3. Il conferimento dei dati è necessario per la gestione del procedimento di Whistleblowing e per tutti gli adempimenti successivi.
6. Destinatari dei dati personali
6.1. I dati personali relativi alle sole segnalazioni di violazione ai sensi del D.Lgs. n.24 del 10 marzo 2023 saranno resi accessibili esclusivamente ai soggetti che hanno un ruolo previsto nella gestione del procedimento di Whistleblowing: Facilitatore interno delle segnalazioni di violazione specificatamente nominato che svolge supporto ed assistenza al segnalante per le segnalazioni in presenza; Gestore esterno delle segnalazioni di violazione specificatamente nominato nella figura del presidente OdV che svolge la gestione con relativa raccolta ed istruttoria della segnalazione. Tali soggetti sono vincolati dal dovere di riservatezza in materia di privacy e ad un utilizzo dei dati esclusivamente con le modalità e finalità previste dalla normativa vigente in materia whistleblowing.
6.2. Potranno avere accesso ai dati personali, solo le figure autorizzate e per finalità strettamente tecniche ed attinenti alla gestione delle segnalazioni eseguite in presenza, per via telefonica, per via postale.
6.3. Potranno avere accesso ai dati ed informazioni raccolte anche l’Autorità giudiziaria, l’Autorità pubblica e, in generale, tutti i soggetti a cui la comunicazione debba essere effettuata in forza di una legge.
6.4. I dati personali non potranno e né saranno comunicati a soggetti diversi da quelli sopra individuati, ed è espressamente vietata la loro diffusione.
6.5. I dati non potranno né saranno trasferiti a Paesi extra-Ue.
7. Periodo di conservazione
7.1. I dati personali potranno essere conservati per un periodo di tempo limitato al raggiungimento delle finalità per cui sono raccolti.
7.2. In riferimento alle segnalazioni che non rientrano nel procedimento di Whistleblowing, saranno conservati per un periodo massimo di 12 mesi a partire dalla segnalazione; in riferimento alle segnalazioni archiviate internamente a seguito di istruttoria interna, 5 anni a partire dall’archiviazione; in riferimento alle segnalazioni fondate, 5 anni dalla chiusura del piano delle azioni correttive e comunque per tutto il periodo necessario allo svolgimento di eventuali procedimenti scaturenti dalla segnalazione.
7.3. È fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione imposto dalla legge o necessario alla tutela di un diritto.
8. Diritti degli interessati
8.1. Lei potrà esercitare i diritti previsti dalla normativa agli artt. da 15 a 22 GDPR rivolgendosi al titolare ad uno dei punti di contatto indicati nella presente informativa.
8.2. Lei potrà esercitare il diritto di reclamo previsto dall’art. 77 GDPR
8.3. Secondo anche quanto previsto dall’art. 2-undecies D.Lgs. 196/2003, tali diritti non possono essere esercitati dagli interessati qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del dipendente che segnala ai sensi della L. 179/2017 l’illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio. In particolare, l’esercizio di tali diritti deve avvenire nel rispetto delle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore e potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessano a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato. In tale caso, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità previste anche dall’art. 160 D.Lgs.196/2003.
